Een privé truffelzoektocht voor hotelgasten boeken: van aanvraag tot bevestiging

Bepalen wie de boeking coördineert

Een hotel kan een voorstel voor gasten aanvragen of de wens doorgeven van een reiziger die zelf beslist. Vermeld die rol in het eerste bericht, met offerteontvanger, te factureren persoon of organisatie en een bereikbaar contact. Eén contactpersoon verzamelt antwoorden zodat receptie, gast en Huis met dezelfde aanvraag werken.

Een kalenderdatum start een aanvraag en reserveert geen plaatsen of exclusiviteit. Wil de gast alleen met de eigen groep worden ontvangen, schrijf dan ‘privésessie gewenst’ in de briefing. De aanvraag blijft voorlopig tot het voorstel is aanvaard en de afspraak bevestigd.

De fiche die u het Huis stuurt

Vul gegevens in die het bezoek beïnvloeden. Laat onbekende informatie te bevestigen. Voor de offerte zijn niet alle reizigersnamen of een medisch dossier nodig; omschrijf de praktische behoefte en open vragen.

1. Gewenste datum, alternatief en vaste tijdsbeperking, zoals een vertrekkende trein.
2. Totaal aantal volwassenen en kinderen, maximaal 40 personen; kinderleeftijden die voor het bezoek van belang zijn.
3. Gewenste privésessie of gezamenlijke plaatsen; gewenste gesproken taal en eventuele begeleider die vertaalt.
4. Gepland vervoer, vragen over uitstappen of parkeren en mobiliteitsbehoeften.
5. Vragen over de proeverij en voedingsbehoeften die bevestigd moeten worden.
6. Centrale contactpersoon, offerteontvanger, persoon die akkoord geeft en factuurontvanger.

Een aanvraagbericht om aan te passen

Model, geen veronderstelde boeking: ‘Wij ontvangen graag een offerte voor [aantal, inclusief kinderen]. Privésessie gewenst voor drie uur met de honden en een proeverij. Gewenste datum: [datum]; alternatief: [datum]. Gewenste gesproken taal: [taal], te bevestigen. Gepland vervoer: [middel]. Te bespreken: [toegang, tijden, proeverij]. [Contact] coördineert de aanvraag; [ontvanger] krijgt de offerte en [persoon of organisatie] zou de factuur ontvangen. Graag het mogelijke programma, totaal inclusief btw en voorwaarden bevestigen.’

Het voorstel met de briefing vergelijken

Lees de offerte naast uw aanvraag. De individuele referentieprijs is €99 inclusief btw; de groepskorting wordt in de offerte bepaald. De gast aanvaardt dat totaal met de bijbehorende voorwaarden. Ontbrekende informatie vraagt een antwoord, geen aanname van het hotel.

1. Bevestigd privéformaat, datum, tijd, duur van drie uur en afgesproken aantal personen.
2. Gesproken taal en vertaalorganisatie wanneer nodig.
3. Inhoud van de proeverij en antwoorden op aangegeven toegangsbehoeften.
4. Totaal inclusief btw, betaling, eventuele aanbetaling en voorwaarden voor wijziging of annulering.
5. Annulering bij regen, mogelijkheden tot verplaatsen en seizoensvoorwaarden; geen gegarandeerde oogst.

Akkoord, daarna de bevestiging voor de reiziger

Wacht na akkoord op de offerte op bevestiging van het Huis voordat gasten vertrekken. Bezoeken in Suze-la-Rousse zijn uitsluitend op afspraak; het precieze ontmoetingspunt wordt na bevestiging individueel doorgegeven. Stuur het alleen aan betrokken reizigers en begeleiders in hun privébericht, met bevestigde tijd en contact.

Bewaar de aanvaarde offerte en laatste bevestiging samen. Veranderen aantal deelnemers, taal of tijd, laat de wijziging bevestigen vóór u een nieuwe fiche stuurt. De gids voor internationale bezoekers bevat een berichtmodel dat u met bevestigde gegevens invult.