Eine private Trüffelsuche für Hotelgäste buchen: von der Anfrage zur Bestätigung

Festlegen, wer die Buchung voranbringt

Ein Hotel kann für Gäste ein Angebot anfragen oder den Wunsch eines Reisenden weitergeben, der selbst entscheidet. Klären Sie diese Rolle im ersten Schreiben samt Angebots- und Rechnungsempfänger sowie erreichbarem Kontakt. Eine Person bündelt Antworten, damit Rezeption, Gast und Haus von derselben Anfrage ausgehen.

Ein Kalendertermin dient einer Anfrage und reserviert weder Plätze noch Exklusivität. Möchte der Gast ausschließlich mit seiner Gruppe teilnehmen, schreiben Sie den Wunsch nach einem privaten Termin ins Briefing. Die Anfrage bleibt bis zur Angebotsannahme und Terminbestätigung vorläufig.

Die Angaben für das Haus

Erfassen Sie Angaben, die den Besuch beeinflussen. Lassen Sie Unbekanntes zur Bestätigung offen. Das Angebot erfordert weder sämtliche Gästenamen noch medizinische Unterlagen; beschreiben Sie den praktischen Bedarf und offene Fragen.

1. Wunschtermin, Alternative und feste Zeitvorgabe, etwa eine Zugabfahrt.
2. Gesamtzahl einschließlich Erwachsenen und Kindern, höchstens 40 Personen; für den Besuch relevante Kinderalter.
3. Privater Termin oder gemeinsame Plätze; gewünschte gesprochene Sprache und mögliche begleitende Übersetzung.
4. Geplante Anreise, Fragen zu Ausstieg oder Parken und Mobilitätsbedürfnisse.
5. Fragen zur Verkostung und zu bestätigende Ernährungsanforderungen.
6. Zentraler Kontakt, Angebotsempfänger, zustimmende Person und Rechnungsempfänger.

Eine Anfragevorlage zum Anpassen

Vorlage, keine vorausgesetzte Buchung: ‚Wir bitten um ein Angebot für [Personenzahl einschließlich Kindern]. Privater Termin für einen dreistündigen Workshop mit Hunden und Verkostung gewünscht. Wunschtermin: [Datum]; Alternative: [Datum]. Gewünschte gesprochene Sprache: [Sprache], zu bestätigen. Geplante Anreise: [Verkehrsmittel]. Zu prüfen: [Zugang, Zeiten, Verkostung]. [Kontakt] bündelt die Anfrage; [Empfänger] erhält das Angebot und [Person oder Organisation] wäre Rechnungsempfänger. Bitte nennen Sie mögliches Programm, Gesamtpreis inklusive Steuern und Bedingungen.‘

Das Angebot mit dem Briefing abgleichen

Lesen Sie Angebot und Anfrage nebeneinander. Der Einzelreferenzpreis beträgt 99 € inklusive Steuern; der Gruppenrabatt wird im Angebot festgelegt. Der Gast nimmt diesen Gesamtpreis und die Bedingungen an. Fehlende Angaben erfordern eine Antwort statt einer Annahme des Hotels.

1. Bestätigter privater Rahmen, Datum, Uhrzeit, dreistündige Dauer und vereinbarte Teilnehmerzahl.
2. Gesprochene Sprache und erforderliche Übersetzungsorganisation.
3. Inhalt der Verkostung und Antworten auf genannte Zugangsbedürfnisse.
4. Gesamtpreis inklusive Steuern, Zahlung, mögliche Anzahlung und Änderungs- oder Stornobedingungen.
5. Absage bei Regen, Verschiebungsmöglichkeiten und saisonale Bedingungen; keine garantierte Ernte.

Annahme, dann die Bestätigung für den Gast

Warten Sie nach Angebotsannahme vor der Anreise auf die Bestätigung des Hauses. Besuche in Suze-la-Rousse erfolgen nur nach Terminvereinbarung; der genaue Treffpunkt wird danach individuell mitgeteilt. Senden Sie ihn ausschließlich den betreffenden Gästen und Begleitpersonen privat samt bestätigter Uhrzeit und Kontakt.

Bewahren Sie angenommenes Angebot und letzte Bestätigung zusammen auf. Ändern sich Teilnehmerzahl, Sprache oder Zeit, lassen Sie die Änderung vor Versand neuer Angaben bestätigen. Der Leitfaden für internationale Besucher enthält eine mit bestätigten Angaben auszufüllende Nachrichtenvorlage.