Cavage avec les chiens
Cavage en Provence : préparer la visite de clients internationaux
Avant d’envoyer des visiteurs internationaux au cavage, réunissez la langue orale confirmée, la date en toutes lettres, l’heure locale en France et les consignes de déplacement. Le modèle ci-dessous sert à préparer leur message de visite après confirmation.
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Le guide pour votre activité : Cavage pour hôtels et conciergeries : proposer une découverte de la truffe à vos clients
Expliquer le cavage dans la langue du voyageur
Décrivez d’abord ce qu’il verra : les chiens cherchent la truffe dans le sol, le caveur explique leur travail et une dégustation complète l’atelier. Les trois heures comprennent toute la découverte. La récolte dépend de la saison, de la maturité et des conditions du jour ; aucun nombre de truffes ni quantité à emporter n’est promis.
Le site traduit facilite cette présentation. Pour les échanges sur place, demandez séparément la langue orale et faites-la confirmer. Si un accompagnateur doit traduire, signalez cette organisation avant réservation. Rédigez ensuite les consignes dans une langue comprise par les voyageurs ; une version anglaise du devis ne suffit pas à confirmer une animation en anglais.
Une date lisible et deux horaires distincts
Écrivez le mois en toutes lettres et précisez « heure locale en France ». Reprenez exactement la date et l’heure confirmées par la Maison, sans convertir la séance dans le fuseau horaire du domicile du client. Si son calendrier de voyage affiche un autre fuseau, vérifiez ensemble ce qui y sera enregistré.
Donnez deux lignes séparées : rendez-vous de l’atelier et départ depuis l’hébergement. La seconde se calcule avec le trajet réellement organisé et une marge d’arrivée. Ajoutez le retour si le client a un train ou une autre réservation après les trois heures. Transport, hébergement et repas complet ne sont pas fournis par l’atelier.
Préparer les consignes, pas un repère approximatif
Suze-la-Rousse est la commune publique de l’activité. L’accueil se fait uniquement sur rendez-vous ; le point précis est communiqué individuellement après confirmation. Attendez cette information pour préparer le déplacement et transmettez-la uniquement aux voyageurs ou au chauffeur concernés. Elle ne doit pas devenir un repère public sur une carte ou une brochure.
Prévoyez des chaussures fermées pour un sol parfois irrégulier ou humide. Avant réservation, signalez un besoin de mobilité et faites vérifier le parcours. Pour un autocar, la dépose et le stationnement doivent aussi être confirmés. En cas de pluie, la visite est annulée : le message au voyageur reprend le contact et les modalités de report ou d’annulation convenus.
Les montants que le voyageur doit comprendre
TTC signifie que le montant comprend les taxes. La référence individuelle est de 99 € TTC ; pour un groupe jusqu’à 40 personnes, enfants compris, transmettez le total du devis accepté avec son tarif dégressif. Indiquez qui paie et les modalités confirmées. Gardez les services organisés par l’hôtel sur une ligne distincte.
L’achat éventuel de truffes ou de bouteilles ne fait pas partie du paiement de la visite. Selon disponibilité, les truffes récoltées et proposées à la vente coûtent 900 € TTC/kg, jusqu’à 100 g par participant et avec un minimum d’achat de 50 € TTC ; 60 g représentent 54 €. Les vins du Domaine Les Hermessaines sont réservés aux adultes, avec une alternative sans alcool. Faites confirmer les ingrédients de la dégustation selon les questions du groupe.
Modèle de message privé à compléter après confirmation
Ce modèle est un support de transmission, pas une réservation existante. Remplacez chaque champ avec la dernière confirmation reçue. Une ligne encore inconnue reste à vérifier avant l’envoi ; ne laissez pas un voyageur partir avec des champs vides ou des conditions supposées.
- Votre visite : cavage avec les chiens et dégustation, trois heures. Format confirmé : [privé ou séance commune].
- Date : [jour, mois en toutes lettres, année]. Rendez-vous : [heure], heure locale en France.
- Départ depuis votre hébergement : [horaire et transport organisé]. Retour prévu : [information vérifiée].
- Langue orale confirmée : [langue et éventuelle traduction]. Dégustation confirmée : [contenu et réponse aux questions alimentaires].
- Prévoir des chaussures fermées. Besoin d’accès signalé : [réponse confirmée].
- Montant et paiement de la visite : [total accepté et modalités]. Prestations organisées ailleurs : [détail]. Achats sur place facultatifs et séparés.
- En cas de pluie, la visite est annulée. Report ou annulation : [modalités convenues]. Contact pour cette visite : [contact confirmé].
Transmettre l’accès séparément, puis garder une seule version
Joignez les indications précises reçues de la Maison uniquement dans l’échange privé avec les visiteurs concernés ; le modèle public ne les contient pas. Si une langue, une date ou un effectif change, reprenez la modification avec la Maison avant de mettre le message à jour. La réception de l’hôtel, le chauffeur et le client doivent disposer de la même version confirmée.